Upoważnienie do odbioru wyników w przychodni i jak je ewidencjonować w placówce

Co sprawdzić w upoważnieniu przed wydaniem wyniku

Rejestratorka nie rozstrzyga sporów prawnych, ale to ona stoi przy okienku i podejmuje decyzję w minutę. Warto, żeby w każdym dokumencie sprawdzała te same elementy.

• imię, nazwisko i dane identyfikujące pacjenta, tak aby nie pomylić go z imiennikiem,
• imię i nazwisko osoby upoważnionej oraz sposób, w jaki potwierdza tożsamość przy odbiorze,
• zakres, czyli konkretne badania, wizyta albo cała dokumentacja,
• termin ważności albo wskazanie, że dotyczy jednorazowego odbioru,
• data i podpis pacjenta, a przy pacjencie niepełnoletnim podpis opiekuna.

Zasady udostępniania dokumentacji medycznej wynikają z przepisów i procedur placówki. Najlepiej spisać je raz, razem z inspektorem ochrony danych, i trzymać się ich przy każdej rejestracji.

Gdzie w placówce rozpada się obieg upoważnień

Sama treść upoważnienia rzadko bywa problemem. Kłopoty zaczynają się wokół niej. Pacjent dzwoni, że cofa zgodę, a informacja zostaje na kartce przy jednym stanowisku. Drugie upoważnienie, nowsze, trafia do innej teczki. Zdjęcie dokumentu przychodzi na prywatny telefon pracownika.

Wtedy nikt nie wie, które dokumenty obowiązują. Wynik trafia do osoby, której pacjent już nie wskazał, albo rejestratorka odsyła kogoś z ważnym dokumentem, bo woli nie ryzykować. Oba błędy kosztują: pierwszy zaufanie pacjenta, drugi czas i nerwy w kolejce.

Teczka, arkusz czy rejestr z kodami QR

Teczka z kopiami wystarcza w gabinecie, w którym pracuje jedna osoba i upoważnień jest kilka w miesiącu. Zawodzi przy kilku stanowiskach, bo nie ma jednego aktualnego stanu. Arkusz jest tani i da się w nim szukać po nazwisku, ale nie pokaże, czy dokument jest podpisany, i wymaga pamiętania o terminach oraz odwołaniach.

Rejestr z kodami QR każdemu dokumentowi nadaje stan: podpisany, ważny, wygasły, odwołany. Rejestratorka skanuje kod i widzi aktualny status, a pacjent może odwołać zgodę w telefonie. Dla placówki z kilkoma rejestracjami to najkrótsza droga do jednego, wspólnego źródła prawdy. Jak wygląda to dla placówek, opisujemy na stronie upoważnienia dla przychodni i gabinetów medycznych.

Jak długo trzymać dokumenty i kto je widzi

Upoważnienia dotyczą danych o zdrowiu, więc nie powinny krążyć w mailach i na prywatnych telefonach. Wystarczy numer dokumentu i link do weryfikacji. Dostęp warto ograniczyć do osób, które faktycznie wydają wyniki, a w większej placówce rozdzielić go według stanowisk.

Okres przechowywania ustal z inspektorem ochrony danych i dopisz do procedury. Archiwum dokumentów firmy, w tym wygasłych upoważnień, można prowadzić osobno, na przykład w systemie do archiwizacji dokumentów firmy, aby rejestr zostawał narzędziem do bieżącej weryfikacji.

Od czego zacząć we własnej placówce

Zacznij od spisania wszystkich rodzajów upoważnień, które przyjmujecie: do odbioru wyników, do dokumentacji, do umawiania wizyt. Dla każdego ustal wzór z zakresem i terminem. Potem wybierz jedno miejsce, w którym dokumenty mają trafiać, i zobowiąż wszystkie stanowiska, aby sprawdzały tylko tam.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda wystawienie i podpisanie upoważnienia w telefonie, użyj formularza u góry strony o upoważnieniu do odbioru wyników badań. Liczbę dokumentów i plan dobierzesz w cenniku.