Gdzie w placówce medycznej pojawiają się upoważnienia
Pacjent upoważnia córkę do odbioru wyników badań, męża do wglądu w dokumentację, opiekuna do umawiania wizyt. Do tego dochodzą upoważnienia dla personelu do przetwarzania danych zdrowotnych, które ma wystawiać administrator danych. Każde z nich ma innego podpisującego, inny zakres i inny termin.
W małym gabinecie obsługuje to jedna osoba z teczką. W przychodni z kilkoma rejestracjami i zmianami te papiery rozjeżdżają się po stanowiskach. Wynik trafia do osoby, której pacjent już nie upoważnił, albo rejestratorka odmawia komuś, kto ma ważny dokument, bo nie umie go potwierdzić.
Co zyskuje placówka z rejestru upoważnień
Każde upoważnienie ma własną kartę z pacjentem, osobą upoważnioną, zakresem, terminem i statusem. Dokument dostaje kod QR. Rejestratorka skanuje go telefonem lub czytnikiem i od razu widzi, czy upoważnienie jest podpisane, czy obejmuje wyniki badań i czy nie zostało odwołane.
- jedno miejsce dla upoważnień pacjentów, wspólne dla wszystkich rejestracji,
- zakres wpisany wprost, na przykład wyniki laboratoryjne bez opisów konsultacji,
- odwołanie widoczne natychmiast, także przy wydruku, który ktoś nadal ma w ręku,
- przypomnienia o kończących się upoważnieniach (plan Zespół),
- dziennik zdarzeń na wypadek pytania pacjenta albo kontroli, kto i kiedy potwierdził dokument,
- role dla pracowników, tak aby każdy widział tylko to, co jest potrzebne na jego stanowisku.
Jak wygląda praca rejestracji z rejestrem
Pacjent wystawia upoważnienie przed wizytą albo przy rejestracji, w formularzu u góry tej strony. Podpisuje je w telefonie, więc nie trzeba drukować ani skanować. Osoba upoważniona przychodzi po wynik z kodem QR albo samym nazwiskiem, a rejestratorka znajduje wpis w rejestrze.
Przy zmianach zakresu pacjent wystawia nowy dokument, a stary zostaje w historii z adnotacją o odwołaniu. Nie ma ryzyka, że w teczce leżą dwie sprzeczne zgody i nikt nie wie, która obowiązuje. Wzór dla samego pacjenta opisujemy osobno w materiale o upoważnieniu do odbioru wyników badań.
Czego rejestr nie zastępuje
Rejestr porządkuje dokumenty i dowody ich ważności, ale nie zmienia zasad udostępniania dokumentacji medycznej. O tym, komu i w jakim zakresie można wydać wynik, decydują przepisy oraz procedury placówki. Warto je przejść z inspektorem ochrony danych albo prawnikiem i dopiero potem odwzorować w zakresach upoważnień.
Dane o zdrowiu należą do szczególnych kategorii, więc zakres w dokumencie lepiej wpisać wąsko niż szeroko. Zasady przechowywania danych w samym serwisie opisujemy na stronie o bezpieczeństwie. Nasze materiały nie są poradą prawną.
Rejestr czy teczka z kopiami
Teczka z kopiami upoważnień działa, dopóki placówka jest mała. Nie pokaże jednak, że pacjent cofnął zgodę, nie przypomni o terminie i nie uchroni przed wydaniem wyniku na podstawie nieaktualnej kartki. Każda pomyłka to ryzyko dla pacjenta i dla placówki.
Rejestr z kodami QR daje trzy rzeczy, których papier nie ma: dowód podpisu, aktualny status i przypomnienia. Liczbę dokumentów i plan dobierzesz w cenniku. Jeśli prowadzisz także ewidencję upoważnień personelu, zajrzyj na stronę o upoważnieniach RODO i do ogólnego rejestru upoważnień.