Ile umocowań ma przeciętne biuro rachunkowe
Każdy klient biura to kilka dokumentów. Pełnomocnictwo do reprezentowania przed urzędem skarbowym, umocowanie do spraw w ZUS, uprawnienia do wystawiania i odbierania faktur, czasem upoważnienie do odbioru korespondencji. Przy kilkudziesięciu klientach to setki kartek i plików, rozrzuconych po skrzynkach mailowych, dyskach i teczkach księgowych.
Kłopot pojawia się dopiero przy zmianie. Klient zmienia zarząd, wygasa pełnomocnictwo na rok, księgowa odchodzi z biura, a nowa osoba nie wie, w czyim imieniu i do czego może już działać. Jeśli urząd odrzuci pismo, bo umocowanie było nieaktualne, kosztuje to czas i nerwy po obu stronach.
Co daje rejestr pełnomocnictw prowadzony przez biuro
W rejestrze każde pełnomocnictwo i upoważnienie ma własną kartę. Widać na niej mocodawcę, osobę upoważnioną, zakres czynności, termin ważności i status. Dokument ma unikalny kod QR, więc każdy może sprawdzić jego aktualność jednym skanem, a odwołanie przez klienta od razu zmienia status.
- jedna lista wszystkich umocowań klientów, z filtrem po kliencie, osobie i statusie,
- przypomnienia o zbliżającym się końcu terminu ważności (plan Zespół), zanim dokument przestanie działać,
- dziennik zdarzeń: kto wystawił, kto podpisał, kiedy dokument odwołano,
- rozdzielone role, żeby stażysta widział to, co potrzebuje, a nie całą bazę klientów.
Jak biuro wdraża rejestr krok po kroku
Zacznij od klientów, którzy mają najwięcej zmian w umocowaniach: spółek z kilkoma osobami w zarządzie i firm sezonowych. Dla każdego wystawiasz dokument w formularzu z góry tej strony, wskazujesz osobę z biura i zakres, a klient podpisuje go online. Nie musi przyjeżdżać ani drukować.
Starsze pełnomocnictwa dopisujesz stopniowo, przy okazji pierwszego kontaktu z danym klientem w nowym miesiącu. Po kwartale większość aktywnych umocowań jest w jednym miejscu. Na koniec wyznaczasz osobę, która raz w miesiącu przegląda dokumenty kończące się w najbliższym czasie i prosi klientów o odnowienie.
Gdzie rejestr pomaga, a gdzie wystarczy urząd
Rejestr porządkuje dokumenty i ich ważność, ale nie zastępuje formalnych zgłoszeń. Pełnomocnictwo do urzędu skarbowego składa się w sposób wskazany przez ten urząd, a uprawnienia w KSeF nadaje się w samym systemie. Podpis w serwisie jest zwykły, z datą i dziennikiem zdarzeń, a nie kwalifikowany.
W praktyce rejestr jest wewnętrzną bazą biura i dowodem, na jakiej podstawie ktoś działał. Rozróżnienie między zwykłym upoważnieniem a umocowaniem do reprezentacji opisujemy na stronie o upoważnieniu do urzędu skarbowego, a podstawy samego rejestru na stronie o rejestrze upoważnień.
Bezpieczeństwo danych klientów biura
Biuro rachunkowe przetwarza dane klientów, więc dokumenty nie powinny krążyć w załącznikach. W rejestrze dane są w jednym miejscu, a dostęp mają wskazane osoby. W upoważnieniu nie ma potrzeby podawać numeru PESEL, jeśli nie wymaga go konkretna procedura.
Jeśli prowadzicie ewidencję upoważnień do przetwarzania danych osobowych pracowników biura, zajrzyj do materiału o upoważnieniach RODO. Zasady dostępu i okres przechowywania ustala biuro jako administrator, nasze materiały nie są poradą prawną.
Które dokumenty klientów biuro powinno wpisać do rejestru najpierw
Nie wszystkie umocowania są równie ryzykowne. Najpierw warto wpisać te, na podstawie których biuro składa pisma w imieniu klienta, czyli pełnomocnictwa do urzędu skarbowego i ZUS. To tam nieaktualny dokument kończy się odrzuconym pismem. W drugiej kolejności idą umocowania do KSeF i do odbioru korespondencji, a na końcu upoważnienia o ograniczonym zakresie, na przykład do odbioru jednorazowego dokumentu.
Przy każdym dokumencie warto od razu zapisać osobę w biurze, która nim zarządza. Gdy księgowa odchodzi, wiadomo, które umocowania trzeba przepisać, a które wystarczy zostawić. Lista osób w biurze wraz z ich zakresem odpowiada wtedy na pytanie, kto w imieniu klienta może działać dzisiaj.
Pytania, na które rejestr odpowiada w kilka sekund
Czy biuro może dziś złożyć pismo w imieniu danego klienta. Które pełnomocnictwa wygasają w najbliższym miesiącu. Którzy klienci nie mają jeszcze podpisanego dokumentu. Kto z biura ma dostęp do spraw danej spółki. Na te cztery pytania kierownik biura odpowiada bez przeszukiwania skrzynek, bo każda odpowiedź to filtr na jednej liście.
Różnica widoczna jest szczególnie w okresach rozliczeniowych, gdy w biurze pracuje kilka osób naraz i nikt nie ma czasu pytać, czy klient jeszcze coś podpisywał. Dokument jest albo ważny, albo nie, a status widać od razu.
Rejestr pełnomocnictw czy arkusz kalkulacyjny
Arkusz wystarczy przy kilku klientach. Przy kilkudziesięciu zaczyna brakować trzech rzeczy. Pierwsza to dowód, że dokument jest aktualny, bo wiersz w tabeli nie pokazuje podpisu ani odwołania. Druga to przypomnienia o terminach, które w arkuszu ktoś musi pamiętać sam. Trzecia to rozdzielenie dostępu, bo arkusz widzi albo każdy, albo nikt.
Rejestr z kodami QR odpowiada na te trzy braki. Plan i cenę dopasujesz do liczby dokumentów na stronie cennika.