Gdzie w agencji nieruchomości pojawiają się pełnomocnictwa
Właściciel mieszkania często mieszka w innym mieście albo za granicą. Pośrednik potrzebuje upoważnienia do pokazywania lokalu i odbioru kluczy, czasem do wystąpienia o zaświadczenie z urzędu albo wypis z księgi wieczystej, a w niektórych sprawach do udziału w czynnościach w imieniu właściciela. Każde z tych działań ma inny zakres i inny okres ważności.
Gdy agencja ma dwudziestu klientów i pięciu pośredników, dokumenty rozjeżdżają się po skrzynkach mailowych, telefonach i teczkach w samochodach. Nikt nie wie na pewno, które upoważnienie jest jeszcze aktualne, a które wygasło po zakończeniu umowy pośrednictwa.
Co daje agencji rejestr pełnomocnictw
Każde pełnomocnictwo ma kartę z właścicielem, pełnomocnikiem, nieruchomością, zakresem, terminem i statusem. Dokument ma kod QR. Urzędnik, zarządca wspólnoty albo druga strona transakcji skanuje go telefonem i widzi, czy dokument jest podpisany i obowiązuje.
- jedno miejsce na wszystkie upoważnienia pośredników, wspólne dla całej agencji,
- zakres wpisany wprost, na przykład pokazywanie lokalu i odbiór kluczy bez prawa do podpisywania umów,
- termin zgodny z umową pośrednictwa, z przypomnieniem przed wygaśnięciem (plan Zespół),
- odwołanie widoczne od razu, także na wydruku, który pośrednik ma w teczce,
- dziennik zdarzeń na wypadek sporu, kto i kiedy potwierdził dokument,
- role dla pracowników, aby pośrednik widział tylko swoje oferty.
Jak to wygląda w praktyce
Właściciel dostaje od agencji link, uzupełnia dane i podpisuje pełnomocnictwo w telefonie. Nie musi drukować, skanować ani przyjeżdżać do biura. Dokument od razu trafia do rejestru agencji, a pośrednik ma go przy sobie w telefonie, gdy ktoś poprosi o potwierdzenie.
Gdy umowa pośrednictwa się kończy, agencja odwołuje upoważnienie jednym kliknięciem. Zasady odwołania opisujemy na stronie o odwołaniu pełnomocnictwa. Wiele spraw własnościowych w agencji dotyczy też wspólnot, o czym piszemy w materiale dla zarządców nieruchomości.
Czego rejestr nie zastępuje
Rejestr porządkuje dokumenty i dowody ich ważności, ale nie zmienia wymogów co do formy. Do niektórych czynności, na przykład sprzedaży nieruchomości, potrzebny jest akt notarialny i pełnomocnictwo w odpowiedniej formie. Wtedy rejestr służy do ewidencji i kontroli, a samą formę ustal z notariuszem. Nasze materiały nie są poradą prawną.
Kto w agencji kupuje rejestr i dlaczego
Decyduje zwykle właściciel agencji albo kierownik biura, który odpowiada za to, co pośrednicy robią w imieniu klientów. Liczy prosto: ile razy w miesiącu ktoś musiał dzwonić do właściciela, żeby potwierdził upoważnienie, i ile trwa odnalezienie dokumentu, gdy urzędnik o niego prosi.
Drugi powód to odpowiedzialność. Pośrednik z nieaktualnym upoważnieniem, który odbierze klucze albo dokumenty, naraża agencję na spór z właścicielem. Rejestr z datą ważności i statusem ogranicza to ryzyko do jednego sprawdzenia.
Trzeci to zmiany w zespole. Gdy pośrednik odchodzi, jego teczki nie odchodzą razem z nim. Dokumenty należą do agencji, a następca od pierwszego dnia widzi aktualny stan.
Rejestr czy teczki i arkusz
Przy kilku ofertach wystarcza teczka. Przy kilkunastu ofertach i kilku pośrednikach arkusz wymaga ręcznego pilnowania terminów i nie pokazuje, czy właściciel odwołał dokument. Rejestr z kodami QR daje dowód podpisu, aktualny status i przypomnienia. Liczbę dokumentów i plan dobierzesz w cenniku. Szerszy opis dla firm znajdziesz na stronie upoważnień i pełnomocnictw dla firm oraz w opisie rejestru upoważnień.