Upoważnienie do odbioru przesyłek w firmie, czyli kto może odebrać paczkę i jak to udokumentować

Kiedy firma potrzebuje upoważnienia do odbioru przesyłek

Przesyłkę adresowaną do firmy odbiera zwykle recepcja, magazynier albo asystentka. Problem pojawia się przy przesyłkach poleconych, wartościowych i przy odbiorze w placówce operatora albo w punkcie, gdzie ktoś prosi o dokument potwierdzający prawo do odbioru. Wtedy sama firmowa pieczątka na kartce bywa za mało.

Upoważnienie przydaje się też wtedy, gdy odbiór robi osoba spoza etatu: kurier firmowy, zleceniobiorca, pracownik sąsiedniej spółki albo kierowca z magazynu zewnętrznego. Dobrze wystawione zdejmuje z firmy odpowiedzialność za to, że paczka zniknęła, bo odebrał ją ktoś, kto nie powinien.

Co wpisać w upoważnieniu do odbioru przesyłek

Treść może być krótka, ale każdy element powinien być jednoznaczny.

• nazwa firmy, adres i numer NIP, żeby operator wiedział, kogo dokument dotyczy,
• imię, nazwisko i stanowisko osoby upoważnionej oraz sposób potwierdzenia jej tożsamości (dowód osobisty, legitymacja służbowa),
• zakres, czyli rodzaje przesyłek (zwykłe, polecone, za pobraniem) i ewentualny limit wartości,
• miejsce odbioru, na przykład siedziba, magazyn lub konkretna placówka,
• okres ważności, najlepiej z datą końcową, a nie bezterminowo,
• podpis osoby uprawnionej do reprezentowania firmy i data.

Operatorzy mają własne wymagania co do dokumentów przy odbiorze w placówce. Przed wystawieniem pierwszego upoważnienia sprawdź je u operatora, z którego usług korzystacie najczęściej.

Lista upoważnionych: arkusz, segregator czy rejestr

Przy dwóch upoważnionych wystarcza kartka przy recepcji. Przy dziesięciu osobach i trzech punktach odbioru zaczynają się kłopoty: ktoś odszedł z firmy, ktoś zmienił dział, a upoważnienie nadal leży w szufladzie. Kurier pokazuje stary dokument, recepcja go honoruje i nikt nie ma jak sprawdzić, czy jest aktualny.

Arkusz kalkulacyjny rozwiązuje część problemu, ale nie pokazuje podpisu ani nie odwołuje dokumentu w chwili wypisania pracownika. Rejestr z kodami QR nadaje każdemu upoważnieniu status (podpisane, ważne, wygasłe, odwołane). Kurier albo recepcja skanuje kod i widzi stan na dziś. Odwołanie zmienia status od razu, także na wydruku, który ktoś jeszcze trzyma.

Jak wystawić upoważnienie w kilka minut

W formularzu u góry strony o upoważnieniu do odbioru wybierz rodzaj dokumentu, wpisz dane firmy i osoby upoważnionej, wskaż zakres i termin. Osoba uprawniona podpisuje w telefonie, a dokument dostaje kod QR i trafia do rejestru. Nie trzeba drukować, skanować ani szukać pieczątki.

Dla firm, które odbierają przesyłki codziennie i w kilku miejscach, wygodniej jest prowadzić całą listę w jednym koncie. Opisujemy to na stronie upoważnień i pełnomocnictw dla firm, a liczbę dokumentów i plan dobierzesz w cenniku.

Najczęstsze błędy przy odbiorze przesyłek firmowych

Pierwszy to upoważnienie bez terminu. Pracownik zmienia pracę, a dokument formalnie nadal działa. Drugi to zbyt szeroki zakres: jedno pismo obejmujące wszystko, także odbiór przesyłek wartościowych, choć osoba miała odbierać tylko ulotki. Trzeci to brak śladu, kto i kiedy potwierdził odbiór, co utrudnia reklamację, gdy paczka okaże się uszkodzona.

Prosta zasada: krótkie terminy, wąski zakres, jedno źródło prawdy. Gdy firma wysyła też dużo paczek, warto, aby nadawanie było równie uporządkowane, na przykład przez nadawanie paczek wieloma kurierami z jednej listy.